首先，加油站应设立严格的油卡领用管理制度。员工在领取油卡时，需提供相关证件，如驾驶证等，以验证其使用资格。企业需记录每张油卡的发放情况，包括领卡人、领卡时间、卡号、领卡额度等信息，并设定合理的领用时间限制，确保油卡得到规范使用。
其次，加油站应建立油卡充值台账，记录每一张油卡的充值金额和时间。充值过程应由特定财务人员进行，根据实际使用情况设定合理的充值金额，并定期对充值记录进行核对，确保充值金额与台账记录一致。
在使用环节，员工在加油时应使用个人加油卡，并在加油机或相关系统上留下记录。加油站需每日核对员工的加油记录，确认加油量与加油卡记录一致。此外，加油站应制定油卡使用规定，明确油卡的使用范围、规定油站等，并禁止员工使用油卡进行非法行为。
最后，在月结账时，加油站应根据每日的销售记录，汇总每个员工的加油量及金额，并与油卡记录进行核对。核对无误后，将账单发送给员工，员工确认后进行付款。加油站需记录员工的付款情况，并将收款信息与油卡记录进行比对，确保账目清晰、准确。
总的来说，加油站使用加油卡给员工算账需要建立一套完整的油卡管理制度，确保油卡的发放、充值、使用和报废都得到有效管理。同时，加油站应定期对账目进行核对和审计，确保账目准确无误，为企业的财务管理提供有力支持。