提出申请：首先，由合同乙方提出返还申请，并准备相应的资料复印件，包括工程竣工验收证明、有合约部现场造价工程师签字的关于质保金约定的合同当页、付款申请、质量保证金退还审批表、财务决算单（第二联原件）以及发票复印件。
审核流程：质量保修期管理部门在质量保证金退还审批表上签署返还意见和金额后，交由质量保证金管理部门审核。最终确定本次返还金额、返还形式，并通知财务部办理相关返还手续。
住建局质检部门审批：建设单位需要向住建局质检部门提出申请，经过城区物业管理办公室签署退还意见并加盖章印后，返还至质监部门方可退还。
公告与确认：物管科派人到小区悬挂横幅，并在单元门口张贴通知，公告期限内无反映问题的，由物业确认，物管科领导签字报综合科复核无异议后盖章返还至住建局质监部门。
扣除款项：如果合同未明确约定返还金额和时间，原则上质量保修金应于质量保修期满后一次性返还。但返还时应扣除以下款项或费用：
根据审核的扣除质量保证金违约金通知单上明确的扣除款项；
保修期内代合同乙方支付的各种款项；
合同乙方尚未支付但经质量保修期管理部门确定将要支付的款项；
因质量缺陷对项目造成的损失的相应赔偿金；
其他需要扣除的情况。